Blog

Každé ráno si uděláte kávu s nadějí, že si k ní opravdu sednete. Jenže než se nadějete, už řešíte e-maily, faktury, telefonáty nebo ztracený balíček pro klienta. Káva mezitím vystydne a váš seznam úkolů se místo zkracování jen prodlužuje. 
Co kdyby to ale šlo jinak? Seznamte se s delegováním – způsobem, jak se zbavit zbytečné zátěže, nechat asistentku převzít operativu a konečně si tu kávu v klidu vychutnat. ☕

Nejste na to sami. Co delegovat na virtuální asistentku? Vymyslela jsem rovnou 65 činností!

Kolikrát jste si povzdechli: „Kéž bych měl/a víc času!" Nebo: „Potřeboval/a bych klon!" Možná podnikáte a cítíte, že se topíte v administrativě. Možná jste rodič, který se snaží udržet rodinný život v chodu. A možná jste obojí.

Pravda je taková, že nemusíte všechno zvládnout sami. Existuje kouzelný klíč k tomu, jak si uvolnit ruce, zbavit se stresu a mít konečně uklizený stůl / e-mail / Google Disk... Ten klíč se jmenuje delegování.

Ale kde začít? Připravila jsem pro vás přehled nejčastějších úkolů, které může vaše asistentka převzít – a možná vás překvapí, kolik času a energie vám to ušetří.

1) Administrativa a organizace >> konec chaosu ve vašich e-mailech a dokumentech

Pracovní schůzky, faktury, smlouvy, plné e-mailové schránky... Cítíte ten tlak? Co kdyby vám někdo pomohl udržet pořádek? Konec stovkám nepřečtených e-mailů, už žádná zameškaná technická u auta, nebo jízda bez dálniční známky.

☑️ Správa e-mailové schránky a odpovídání na zprávy,
☑️ práce s dokumenty (tvorba, editace, archivace), tvorba prezentací,
☑️ vedení jednoduchého účetnictví (fakturace, digitalizace účtenek do DPH),
☑️ vytváření objednávek, porovnávání cenových nabídek,
☑️ rešerše informací,
☑️ práce se smlouvami,
☑️ komunikace s týmem / koordinace týmové spolupráce,
☑️ sledování termínů a plnění úkolů v týmu,
☑️ zápisy z porad a následná distribuce týmu,
☑️ organizace služebních cest,
☑️ správa vozového parku (výměna pneu, dálniční známky a technické kontroly),
☑️ údržba rezervačního systému,
☑️ správa docházky,
☑️ sjednávání a organizace schůzek,
☑️ zajištění dárků / propagačních předmětů a tiskovin,
☑️ správa databází kontaktů.

2) Zákaznická podpora >> vaši klienti si zaslouží rychlou a milou komunikaci

Dostáváte dotazy na e-mail, sociální sítě, telefon? Vaši zákazníci očekávají rychlé odpovědi – a tady přichází na řadu vaše asistentka. Už žádné týdny čekající e-maily, na které nedokážete najít čas.

☑️ Komunikace se zákazníky (e-mailem, chatem, telefonicky),
☑️ řešení dotazů a stížností,
☑️ zpracování reklamací a vratek,
☑️ zjišťování zpětné vazby od zákazníků,
☑️ zajištění komunikace s přepravními společnostmi,
☑️ navolávání kontaktů,
☑️ správa FAQ a aktualizace informací,
☑️ Odpovídání na komentáře a zprávy na sociálních sítích,
☑️ správa chatu na webových stránkách,
☑️ monitorování hodnocení a recenzí firmy.

3) Marketing a sociální sítě >> buďte vidět – i bez hodin strávených nad příspěvky

Chcete, aby vaše firma měla silnou online stopu? Ale kdo má čas na plánování postů a správu reklam? Delegujte to na VA. Vaše příspěvky budou mít vizuálně i obsahově atraktivní obsah, konečně budete konzistentní a vybudujete komunitu kolem své značky.

☑️ Plánování a publikování příspěvků na sociálních sítích,
☑️ psaní textů ke grafickým materiálům a příspěvkům,
☑️ moderování diskuzí ve skupinách a komunitách,
☑️ správa a aktualizace profilů/skupin na sociálních sítích,
☑️ psaní článků na blog včetně SEO optimalizace,
☑️ tvorba produktových popisků pro e-shop,
☑️ stříhání a úprava videí pro sociální sítě,
☑️ vytváření animovaných GIFů nebo reels pro Instagram,
☑️ správa a organizace fotobanky a vizuálních materiálů,
☑️ tvorba grafických materiálů v Canvě,
☑️ správa reklamních kampaní,
☑️ tvorba a rozesílka newsletterů (emailing / emailové kampaně).

4) Správa webu a technická podpora >> ať váš web funguje bez problémů

Aktualizace webu, SEO optimalizace, řešení technických potíží… Všechny tyto úkoly mohou snadno přistát na bedrech asistentky. Vaše stránky budou více vidět a když se něco pokazí, VA je jako vaše osobní záchranářka.

☑️ Aktualizace obsahu na webu (blog, produkty, služby),
☑️ základní úpravy v CMS (WordPress, Wix, Shoptet…),
☑️ zálohování a údržba webu,
☑️ publikace a úprava produktů v e-shop,
☑️ nastavování popisků pro SEO,
☑️ řešení problémů s formuláři a objednávkovým procesem,
☑️ správa produktových kategorií a filtrování produktů,
☑️ nastavení cesty zákazníka,
☑️ export/import kontaktů v emailingu,
☑️ tvorba webových formulářů na sběr kontaktů,
☑️ příprava podkladů k ověření domény,
☑️ sledování a analýza výkonu,
☑️ sledování trendů a povinných změn,
☑️ tvorba webu.

5) Osobní a rodinná asistence >> protože i doma potřebujete pomocnou ruku

Co kdyby vám někdo pomohl nejen v práci, ale i doma? Protože čas strávený s rodinou je k nezaplacení. Hoďte na VA úkoly, které dlouho odkládáte a hrnete před sebou.

☑️ Plánování dovolené,
☑️ výběr a objednání dárků,
☑️ organizace společenských událostí (svatby, narozeniny, výročí…),
☑️ hledání a rezervace aktivit na dovolené,
☑️ online objednávky potravin,
☑️ zajištění oprav v domácnosti (výběr a komunikace s řemeslníky),
☑️ plánování a výběr školních a mimoškolních aktivit (kroužky, tábory…),
☑️ vyhledání a porovnání nabídek pojištění, energií nebo mobilních tarifů,
☑️ asistence při stěhování,
☑️ vyhledání lékařů,
☑️ výběr a vyvolání fotografií, tvorba fotoknihy,
☑️ nákup lístků na kulturní představení,
☑️ správa datové schránky.

Na téma osobní asistence jsem zpracovala extra článek s 50 činnostmi, které můžete na VA delegovat.

Největší překážka? Pocit, že „musím to zvládnout sám".

Mnoho lidí má obavu delegovat – bojí se, že jiný člověk neodvede práci stejně dobře, nebo že je to zbytečný luxus. Ale víte co?

👉 Delegování není slabost. Je to cesta k efektivnějšímu a šťastnějšímu životu.

Ať už podnikáte, vedete firmu nebo jen chcete mít více času pro sebe a rodinu, asistentka může být vaším nejlepším spojencem. Naučte se pouštět to, co vás zatěžuje – a uvidíte, jak moc se vám uleví.

Potřebujete naučit delegovat, nebo nastavit proces spolupráce s asistentkou? Jsem tu pro vás.

Máte dost papírování, přetékajícího e-mailu a chaosu v kalendáři? Externí asistentka je vaše pravá ruka na dálku, která vám pomůže zvládnout administrativu, zatímco vy se soustředíte na svoje zakázky.

Každý den vstáváte brzy, oblékáte pracovní oděv a až do večera děláte to, co umíte nejlépe – opravujete, stavíte, tvoříte... Často se zastavíte až doma a zjistíte, že se vám přes den nakupily e-maily, objednávky, účtenky a telefonáty.

Co kdyby existoval někdo, kdo vám s tím vším pomůže?

Kdo je externí asistentka? Vaše pravá ruka na dálku.

Externí asistentka je vaše parťačka, která vám kryje záda, zatímco vy makáte na zakázkách. Nepracuje u vás na plný úvazek, ale je tady, kdykoliv ji potřebujete. Nemusíte jí platit sociální, zdravotní, nemocenskou nebo dovolenou. Platíte jen za čistý čas, který věnovala práci pro vás.

Jak vám může externí asistentka zachránit nervy (a čas)?

📎 Zvedání telefonů a odpovídání na e-maily. Už žádné zmeškané hovory od klientů. Zatímco vy vrtáte, malujete nebo montujete, asistentka domluví schůzky, odpoví na poptávky a předá vám jen to, co se bez vás neobejde.

📎 Fakturace bez stresu. Zapomenuté faktury, batoh plný pomačkaných účtenek, pozdě odevzdané DPH? Tomu nastane konec. Asistentka vystaví a odešle faktury, roztřídí účtenky a předá je účetní. Už cítíte tu úlevu?

📎 Objednávky materiálu. Neztrácejte čas hledáním nejlevnějšího dodavatele. Asistentka porovná nabídky a případně domluví slevu v e-shopu. Když se poštěstí, tak si na sebe tímto „vydělá".

📎 Plánování zakázek. Asistentka vám vytvoří systém pro plánování úkolů a správu zakázek. Všechno budete mít na jednom místě a vždy budete přesně vědět, kde hledat tu cenovou nabídku, co přišla před měsícem do e-mailu.

📎 Pomoc s marketingem. Chcete být vidět? Asistentka vám pomůže se sociálními sítěmi nebo s jednoduchým webem.

📎 A je toho mnohem více.

Neorientujete se v naší asistentské hantýrce? Nezoufejte a projděte si slovník nejčastějších výrazů z virtuální asistence / online podnikání.

Myslíte, že je to drahé? Pojďme se na to podívat jinou perspektivou.

Co je dražší? Zaplatit pár stovek za hodinu externí asistence, nebo ztratit zakázku, protože jste nezvedli telefon? Asistentka vám ušetří hodiny práce týdně. A ten klid? Ten je k nezaplacení.

Jak se změní váš život?

✅ Méně stresu. Nemusíte mít hlavu jako balón.

✅ Více času na vaši práci. Nebudete trávit tolik hodiny papírováním.

✅ Spokojení zákazníci. Protože dostanou odpověď hned, ne až za dva týdny, nebo vůbec...

✅ Asistentka nemusí být nutně jen online. Zkuste se jí zeptat, třeba vám občas vyřídí i nějaké fyzické pochůzky.

Kde najít tu pravou?

V katalogu Najdi asistentku najdete šikovné asistentky, které vědí, jak to chodí v řemeslném světě. Stačí si jen vybrat.

Zkuste to. Uvidíte, jak velký rozdíl může udělat malá změna. Zbavte se zbytečných starostí a soustřeďte se na to, co umíte nejlépe. 💪

Nevíte, jak delegovat? Nechte to na nás. Poradíme, nesoudíme.

Od poptávky řemeslníků až po správu CRM systému – každá hodina práce šetří klientům čas a starosti. Delegování na virtuální asistentku je klíčem k efektivnímu podnikání. Pojďte si přečíst, co za vás asistentka může udělat.

Činností, které může VA vykonávat je nekonečné množství. Dneska vám ukážu, co jsem dělala já, jako asistentka zaměřená na administrativu a osobní asistenci (tu najdete až u posledního klienta).

Popíšu vám jeden z mých dní, kdy jsem měla na stopkách 4,5 hodiny práce pro klienty.

Klient 1

📎 Celodenní kontrola e-mailu, komunikace s klientem o tom, co tam přišlo (a co s tím uděláme).

📎 Cca 10 telefonátů, kdy se mě klient ptal na různé podrobnosti, souvislosti, nebo mi zadával úkol. Deleguje výhradně telefonicky.

📎 Kontrola vydaných faktur za rok 2024 (jestli máme vše stažené na DropBox, správně pojmenované a zapsané do tabulky).

📎 Poptávka výroby venkovních žaluzií pro klientova zákazníka.

📎 Poptávka kominíka na špatně přístupnou střechu.

📎 Komunikace s kolegou ohledně plánu práce na další dny.

📎 Zápis plánu do kalendáře.

📎 Soupis věcí, co je třeba nakoupit, naložit na dílně a převézt jinam.

Klient 2

📎 Zákaznická podpora.

📎 Plánování lekcí.

📎 Kontrola příchozích plateb v bance.

📎 Správa CRM systému – vytvoření nových obchodních případů.

Klient 3

📎 Ukončení předplatného AI aplikace.

📎 Rozšíření počtu členů v CRM systému, změna předplatného.

📎 Komunikace s podporou ohledně nákupu nových licencí Adobe.

📎 Komunikace s klientem (2 telefonáty a několik zpráv přes WhatsApp).

📎 Vytvoření a rozeslání e-mailu pro odmítnuté uchazeče o práci.

Klient 4

📎 Zadání volných termínů do rezervačního systému.

📎 Stažení a konverze PDF do Wordu.

📎 Úklid e-mailové schránky.

📎 Komunikace s e-shopem ohledně vrácení kreditů ze zrušené objednávky.

Klient 5

📎 Komunikace ohledně plánovaného termínu úklidu kanceláře.

📎 Vyhledání člověka, který v kanceláři položí koberce.

📎 Propojení klienta s řemeslníkem a domluvení termínu prohlídky prostoru.

Nenechte se zmýlit, to není vše, co jsem daný den dělala, ale ta ostatní práce už není komu účtovat. Proto by měla být zohledněna v hodinové sazbě.

Co tou další prací myslím?

Je to péče o moje podnikání – marketing, faktury, aktivita na sociálních sítích, vzdělávání, získávání a udržování kontaktů, budování strategie, tvorba grafiky k příspěvkům, focení se k příspěvkům apod.

Je to takový “backoffice” každého podnikání, činnosti, které se musí udělat, aby podnikání fungovalo.

V katalogu je spousta administrativních asistentek připravených vám pomoci. Tak už to neodkládejte, párkrát klikněte a zažijte tu úlevu.

Jedním z nejčastějších mýtů o virtuálních asistentkách je, že jejich služby si mohou dovolit jen pokročilí podnikatelé. Opak je pravdou. Nemusíte spolupracovat desítky hodin měsíčně. Můžete začít s jednorázovými úkoly.

Jak začít delegovat co nejrychleji a s minimálními náklady

1. Zhodnoťte své potřeby

Prvním krokem je zjistit, co vás nejvíce brzdí. Zamyslete se nad svými každodenními úkoly:

❓ Máte v e-mailové schránce desítky/stovky nepřečtených e-mailů?

❓ Jde vám hlava kolem z technického propojení webu a fakturačního systému?

❓ Trápí vás papírování, které by zvládl někdo jiný?

❇️ Tip:
Sepište si seznam úkolů, které by šly delegovat. Tím získáte jasnou představu o tom, kde by vám VA mohla být největším přínosem. Pokud vás nic nenapadá, zaměřte se na své emoce, které provází jednotlivé činnosti vašeho podnikání.

Pomocné otázky:

❓ Jaké jsou úkoly, do kterých se vám nechce?

❓ Do čeho se musíte vyloženě nutit, nebo to oddalujete co nejvíce to jde?

❓ Jaké činnosti nestíháte?

❓ Co vám nedává ekonomický smysl, ale musíte to dělat?

2. Určete si rozpočet a stanovte priority

Nemusíte najímat VA na všechny úkoly najednou. Stanovte si, kolik si můžete dovolit investovat – a začněte prioritami. Zaměřte se na úkoly, které vám:

• Ušetří nejvíce času.

• Přinesou okamžitou hodnotu (např. získávání nových klientů).

• Uvolní psychickou kapacitu.

❇️ Tip:
Pokud máte velmi omezený rozpočet, můžete se domluvit s nějakou juniorní asistentkou, která má nižší hodinovou sazbu. Část/veškerou práci vybarterovat 🤝🏻 za své služby, nebo produkty.

3. Začněte s menším rozsahem spolupráce

Nemusíte se hned zavazovat k dlouhodobé spolupráci. Vyzkoušejte si spolupráci na menším projektu nebo úkolu. Může to být například:

• Vyhledání a zpracování informací.

• Korektura textů.

• Jednorázová pomoc s natavením online kampaně.

• Zpracování dokladů pro účetní před podáním DPH.

• Tvorba databáze.

Malý rozsah spolupráce vám umožní zjistit, zda vám VA vyhovuje, a postupně můžete rozsah služeb rozšiřovat.

4. Najděte si asistentku

Při oslovování kandidátek mějte jasno v tom, co potřebujete 💡. Předem si promyslete/napište poptávku, která obsahuje:

• Konkrétní úkoly, které chcete delegovat. Pokud neznáte konkrétní úkoly, tak promyslete aspoň oblast. Např. fakturace, administrativa, sociální sítě, technikálie, web apod. VA je velmi široký obor a každá asistentka nabízí jiný okruh služeb.

• Požadovaný časový rozsah (např. 5 hodin měsíčně).

• Rozpočet, se kterým počítáte.

Jasná komunikace vám pomůže najít ideálního asistentku rychle a efektivně. Nebojte se zeptat okolí na zkušenosti a doporučení. Když narazíte na VA, která vám nebude v něčem vyhovovat, nebojte se jí zeptat na doporučení jiné VA. Naše komunita je podporující a vyznáme se 😊.

Příklady z praxe: Jak využít VA s omezeným rozpočtem

Pokud stále váháte, zde je pár konkrétních příkladů:

❇️ Malá firma:

• Asistentka spravuje její LinkedIn profil a plánuje příspěvky, což firmě přináší nové klienty.

❇️ Majitel e-shopu:

• VA pomáhá se správou objednávek a komunikací se zákazníky, zatímco majitel se může věnovat marketingu.

❇️ Fyzicky pracující podnikatel:

• Virtuální asistentka se stará o fakturaci a odpovídání na e-maily, což mu uvolní ruce pro práci na zakázkách.

❇️ Na volné noze:

• Asistentka vám vytvoří databázi pro správu úkolů, která se postará o efektivnější chod podnikání.

Tyto příklady ukazují, jak i s malou investicí můžete dosáhnout velkého efektu.

Nečekejte na ideální okamžik

Čekáte na ten správný okamžik, až budete mít dostatek času nebo financí na to, abyste si najali pomoc? Ale přiznejme si to, ideální okamžik nemusí vůbec nastat. Skoro vždy se objeví něco, kvůli čemu to odložíte.

Začněte hned – třeba jen s jedním úkolem. Každý začátek může být trochu nejistý, ale virtuální asistentky jsou tu právě od toho, aby vám pomohly. Jsou připraveny vám naslouchat, přizpůsobit se vašim potřebám a společně s vámi najít nejlepší způsob spolupráce.

Nechte si ulehčit práci a uvolnit kapacitu pro to, co vás baví a posouvá dál. Najděte svou virtuální asistentku a přesvědčte se, že může být delegování snadné a příjemné.

Pomáhat je naše poslání – a vy si rozhodně zasloužíte naši podporu. 😊

Začátky s virtuální asistencí mohou být trochu matoucí, ale s trochou vedení to zvládnete bez problémů. V článku vám ukážu pár osvědčených kroků, jak využít své silné stránky, najít ty správné klienty a neustále se zlepšovat. Když do toho dáte srdce a vytrváte, brzy můžete mít spokojené klienty a rozjetý byznys, který vás bude bavit.

Začít s virtuální asistencí může být na začátku zahlcující. Pokud neprocházíte kurzem o práci VA a informace si dohledávat samy, dovedu si představit roztříštěnost a množství informací.

7 kroků, které vám pomohou na cestě ke kariéře virtuální asistentky:

1. Zhodnoťte své dovednosti a silné stránky

Než začnete, zamyslete se nad tím, co už umíte. Máte zkušenosti s administrativou, organizací nebo správou sociálních sítí? Virtuální asistentky mohou nabízet širokou škálu služeb – od správy e-mailů, až po pokročilé marketingové aktivity, nebo profesionální osobní asistenci. Klíčem je zjistit, v čem vynikáte a co vás baví. Protože když vás to nebude bavit, dlouho u toho nevydržíte.

2. Zaměřte se na vzdělávání

Virtuální asistence je obor, který vyžaduje neustálé učení. Nezáleží na tom, zda máte zkušenosti s projektovým managementem, nebo se teprve učíte pracovat s online nástroji, jako je Trello, Google Workspace, Notion či Asana – investice do vzdělávání se vám vždy vrátí. Existuje mnoho online kurzů a webinářů, které vám mohou pomoci rozšířit portfolio služeb. Doporučuji se mrknout na kurzy na webu Seduo.

Pokud se ztrácíte v pojmech, jako je emailing, kampaně, nebo třeba CRM, rozhodně se podívejte do slovníku asistentské hantýrky, kde najdete vysvětlení.

Rozhodně se nebojte použít AI a zeptat se na to, co vás zajímá, nebo s čím si nevíte rady.

3. Možná nejdůležitějším krokem je být vidět

Začněte tím, že si vytvoříte profil na LinkedIn, nebo jiné sociální síti, který bude odrážet vaši nabídku služeb a dovednosti. Na sociálních sítích na začátku třeba jen komentujte, pak postupně se zkušenostmi přidávejte obsah a budujte komunitu.

Pokud máte možnost, vytvořte si i jednoduchou webovou stránku, kde si potenciální klienti mohou prohlédnout váš profil, služby a případné reference. Můžete na to do úplného začátku použít třeba Canvu.

4. Najděte si svou cílovou skupinu

Ne všechny služby jsou vhodné pro všechny. Zaměřte se na to, kdo by mohl být vaším ideálním klientem. Jsou to malí podnikatelé, firmy nebo třeba online kouči? Čím více porozumíte potřebám své cílové skupiny, tím lépe budete schopni své služby přizpůsobit.

5. Zviditelněte se na správných místech

Existují specializované platformy, jako je třeba můj katalog Najdi asistentku, nebo jiné databáze podnikatelů. Díky těmto katalogům vás mohou klienti snadno najít a vy máte šanci přilákat více zakázek bez zbytečného úsilí.
Pak tu je i spousta živých akcí: konferencí, seminářů, networkingů, kde můžete narazit a úplně jinou "bublinu" lidí, než v online prostoru.

6. Nebojte se začít s menšími spolupracemi

Na začátku je naprosto v pořádku začít s menšími úkoly, které vám pomohou získat zkušenosti a reference. Každá zakázka vám přinese nové dovednosti, které můžete dále rozvíjet a nabízet ve své nabídce.

7. Budujte si vztahy s klienty a konkurencí

Když najdete první klienty, zaměřte se na kvalitní komunikaci. Udržování dobrých vztahů vám může přinést dlouhodobou spolupráci a doporučení, což je jeden z nejlepších způsobů, jak v podnikání růst.

Vím, že může být začátek podnikání plný strachů, překonávání překážek a může to být hodně unavující. Když se připojíte do komunity dalších VA, navštívíte nějakou networkingovou akci a získáte první byznys přátele, určitě se vám trochu uleví a hlavně na to nebudete samy. Držím palce!

Osobní sdílení toho, co jsem udělala a jakými kroky jsem postupovala, abych byla tam, kde jsem teď.

Když jsem začala podnikat před 3 lety, velmi rychle jsem zaplnila svoji kapacitu. Podnikám se třemi malými dětmi, takže moje kapacita je omezená, ale kdykoliv se rozhodnu ji navýšit, přijde nová spolupráce (přichází mi samy na základě doporučování, nebo mojí aktivity na sítích a jinde).

Jaké konkrétní kroky jsem udělala, abych byla tam, kde jsem teď?

Pořád se mě někdo ptá, jak jsem toho docílila. Je to v podstatě jednoduché a je to stejný vzorec, který se opakuje i u jiných podnikatelů.

Silná motivace

Vůle překračovat svůj komfort

U mě konkrétně to je být vidět na sítích, vystupovat před lidmi, navazovat kontakty, povídat si s lidmi, mluvit veřejně o tom, jak
se cítím, ukazovat i neúspěchy, říkat ne (a spousta dalších věcí, kterých se bojím, ale postupně je překonávám).

Na začátku podnikání jsem se bála být vidět stejně, jako většina jiných začínajících VA. Jsem celoživotní introvert, který má jen dva blízké kamarády a pouštění jiných lidí k sobě, je pro mě strašně náročný proces. Stejně tak říct někde svůj názor i když vím, že se neslučuje s ostatními.

Práce na psychice a duši

Tady mě nakoplo to, že mi před 5 lety ochrnula noha a já musela fungovat především jako máma dětí ve věku 3 roky a 2x1 rok. Součástí práce na sobě je už 4 roky docházení na pravidelnou terapii k psychologovi, objevování sebe sama, práce s mým prožíváním a emocemi, ale také několik terapií s Hankou Grmelovou, díky které jsem se naučila podívat se sama do sebe.

Autenticita a otevřená komunikace

To je jeden ze zásadních pilířů mého podnikání.

Vize

Nedívám se dopředu v rámci týdnů, ale měsíců a let.

Vizualizace

Udělám si čas jen sama pro sebe, najdu klidné místo a představuju si, kde chci být v budoucnu. Představuju si to tak, jako by se to už dělo teď.

Netlačím na to, když to nejde

Zkusím to jindy, nebo jinak.

Dělám chyby

Podnikatelské chyby, ale vlastně i ty životní, neberu jako chyby, ale jako zkušenosti.

Prezentace

A samozřejmě by to nešlo bez toho být vidět. Přispívat na sítě formou příspěvků, komentářů a v podnikatelských skupinách. Komunikovat s vámi ve zprávách, potkávat se s podnikateli offline (na networkingových akcích, v coworkingu), mám i papírové letáčky s odkazem na katalog, které vyvěšuji a trousím, kde to jde.

>> Tohle je moje cesta <<

Vaše může být jiná. Každý má jiné životní podmínky a možnosti, více či méně peněz, možnosti hlídání dětí, vůli jít si za svým cílem.

Také je možné, že máte problém sehnat klienty, protože v hloubi vás není virtuální asistence to, co opravdu chcete dělat. Není to pro vás činnost, při které zapomínáte na čas. Ale děláte to jen proto, že nevíte co jiného byste mohly dělat, nebo se vám to zdá jako snadná cesta, jak si přivydělat na rodičáku… Klienti to poznají.

Zkuste si udělat chvilku klidu a o samotě, zavřít si oči a samy sebe se zeptat, co opravdu chcete dělat. Ta odpověď tam někde je. Možná vás překvapí, co objevíte. A že tam vůbec není virtuální asistence…

Jaký bude následující krok, který uděláte pro to, abyste byly blíže vašemu snu o plné kapacitě?

Jak to pokračovalo, proč jsem v jednu chvíli všechny práce zastavila a kolik mě katalog stál?

Jak to pokračovalo?

Webař fungoval skvěle, já jsem pracovala jak na katalogu, tak pro klienty a ještě dělala marketing vlastnímu podnikání. Začal školní rok a do toho jsem koncem léta začala řešit zdravotní problémy, které mě zastihly. Měla jsem nález v prsu a čekala jsem na výsledek, jestli to je nebo není zhoubné. V tu samou chvíli jsem zjistila, že se na trhu objevil další katalog a další vznikající...

Byly to nejtěžší okamžiky roku 2023, kdy jsem byla tak psychicky vyčerpaná, že jsem všechny práce na webu stopla a myslela si, že končíme. Katalog jsem na tři týdny pustila z hlavy (nebo jsem se o to aspoň snažila). Pak přišly pozitivní výsledky vyšetření a já si řekla, že se neposadím na zadek z druhého katalogu. Naopak mě velmi motivovalo ho udělat ještě lepší, než jsem původně zamýšlela :).

Ostrá verze je připravená...

Spuštění bylo naplánované na konec listopadu 2023, ale to jsme kvůli neplánované pauze nestíhali. Tak jsem to nechala na přelom roku a web jsme spustili 28.12. večer. Pobrečela jsem si, když mi webař Ondra napsal, že je katalog veřejný 😀.

Od té doby mi do katalogu přichází samé skvělé ženy a já jsem moc vděčná za jejich důvěru.

Kdybych věděla, kolik mě bude katalog doopravdy stát, pravděpodobně bych do toho nešla.

Bylo pro mě zásadní, aby web vzniknul od začátku podle mě. Nechtěla jsem žádnou šablonu, chtěla jsem, aby byl webař zároveň programátor a uměl to všechno vymyslet a postavit sám.

Toužila jsem asistentkám dopřát komfort členské sekce, kde si své profily můžou jednoduše hned upravit. Rozhodla jsem se udělat jednodušší grafický design a investovat do kvalitního zpracování webu.

Původní cenová nabídka byla 50 000 Kč, ale jak jsme web stavěli, tak jsem tam změnila spoustu věcí, které mě na začátku vůbec nenapadly. Momentálně jsme na částce přes 70 000 Kč. Toto se stále navyšuje podle toho, jak si vymýšlím další a další vylepšení, opravujeme chyby, rozšiřujeme velikost katalogu. Díky patří i Pavlovi, který se stal Ondřejovou pravou rukou a s webem také pomáhá.

K částce za web je potřeba přičíst moji práci. Upřímně říkám, že jsem si to od začátku nepočítala, ale bude to minimálně dalších 75 000 Kč za můj čas strávený u počítače.

Několik tisíc jsem také investovala do práce copywriterky, asistentek (jedna byla na technikálie – propojení objednávek na webu s fakturačním programem a emailingem, druhá mi pomohla s grafikou na sociální sítě, další vysvětlila a nastavila reklamu na Facebooku), pak jsem zaplatila nový fakturační program (FAPI), kurz k prodeji online produktů a spousty tištěných materiálů (letáčky a vizitky)…

Celkem mě tedy katalog stál k dnešnímu dni kolem 150 000 Kč.

Stále mi chodí úžasná zpětná vazba a já věřím, že se mi povede ze současného katalogu s několika asistentkami vytvořit nejobsáhlejší českou databázi – virtuální prostor, kam zamíří podnikatel, když zjistí, že potřebuje delegovat svou práci na asistentku.

První díl o zrození katalogu, kde si přečtete především příběh o nápadu a hledání toho správného člověka k realizaci. A co to má společného s háčkováním?

Jak to celé začalo?

Byl červen 2023, jela jsem vlakem a háčkovala… Je to ten moment na fotce výše. Najednou mi do hlavy přišla první myšlenka o založení katalogu.

Předcházelo tomu však několikaměsíční přemýšlení, jak vyřešit neustálou poptávku od klientů po mých službách, kterou jsem však z kapacitních důvodů musela odmítat. Zároveň se mě velmi často ptaly začínající asistentky, kde mají hledat klienty... Přemýšlela jsem nad agenturou, přemýšlela jsem nad různými jinými možnostmi, až se v mé hlavě zrodil katalog.

V té době neexistoval žádný další katalog, který by splňoval to, co mi na trhu chybělo. Velmi rychle jsem se nadchla a začala plánovat.

Psala jsem si myšlenky na papír, ptala jsem se přátel a rodiny, co si o tom myslí, ptala jsem se svých klientů, ptala jsem se na sociálních sítích. Zajímaly mě problémy ve spolupráci s asistentkou, zajímaly mě myšlenkové procesy při hledání VA a cesty, které k tomu vedly. Toto všechno mi trvalo asi dva měsíce, během kterých jsem na papíře tvořila kostru katalogu a první poměrně jasnou představu o budoucích funkcích.

Nechtěla jsem další katalog, kde bude jen výčet toho, co asistentka nabízí.

To je klientovi víceméně k ničemu. Chtěla jsem profil, ze kterého klient pozná, jaká asistentka je a s jakým typem klientů ráda spolupracuje. Aby bylo na první pohled jasné, jaká je její cílová skupina a klient tak mohl oslovit jen tu asistentku, která je pro něj relevantní.

Nechtěla jsem další katalog, kde budou jen zkušené profesionálky s hodinovou sazbou blížící se 1 000 Kč. Chci dát prostor i juniorním asistentkám, které mají nižší sazbu a třeba si jen přivydělávají k mateřské. Proto mám i možnost splátek. Chci, aby si tu našli vhodnou asistentku i klienti, kteří nemohou investovat vysoké částky.

Mým hlavním cílem je maximálně zjednodušit cestu klienta ke své asistentce, ale zároveň ho nezahltit množstvím uvedených informací a dlouhými prodejními texty – to se myslím (vzhledem k přicházející zpětné vazbě), povedlo.

Pak nastalo dlouhé hledání vhodného webaře.

Věnovala jsem tomu celé léto. Poslala jsem desítky poptávek a chodily mi cenové nabídky na zpracování katalogu v rozmezí 30-300 000 Kč. Dokonce se mě oslovil jeden investor, který chtěl jít do projektu se mnou. To jsem s vděčností odmítla – věděla jsem, že chci, aby katalog otiskoval jen mě samotnou.

V srpnu jsem si domluvila schůzku s webařem/programátorem (správně to je "full stack developer"... nevím, jak to přeložit do lidštiny :)), na kterého jsem narazila poměrně náhodou v místě naší letní dovolené. Ondřej mi okamžitě padnul do oka a já věděla během prvních pár minut, že má v sobě přesně to, co hledám. Teď jsem moc ráda, že jsem nespěchala a čekala na "TEN" pocit správnosti.

Pokračování příště…

To vám prozradím třeba kolik mě katalog doposud stál a proč jsem v jednu chvíli zastavila všechny práce s tím, že končíme...

Hledáte virtuální asistentku? Nenechte se zmást cenou!
Cena za služby virtuálních asistentek se může lišit, ta nejlevnější volba nemusí být vždy nejlepší. Zkušená asistentka vám ušetří čas, přinese nové nápady a zajistí, že vaše podnikání bude šlapat jako hodinky. Jak najít tu pravou? Není to jen o penězích, ale o tom, s kým budete rádi spolupracovat a kdo vám skutečně rozumí.

Dalo by se napsat cenové rozpětí od kolika do kolika korun se dá navázat spolupráce s virtuální asistentkou, ale pravděpodobně by to vypadalo nějak takto: 150-1.500 Kč/hod.

Co byste si z toho odnesli? Nic. I přesto, že to je reálné rozpětí, které lze u sazeb virtuálních asistentek najít.

Příliš nízká cena může ukazovat na:

• nezkušenost oboru,

• neznalost cenotvorby,

• nízké sebevědomí,

• neznalost své cílové skupiny (snaha zavděčit se všem).

Pokud chcete vedle sebe někoho, kdo:

• vám bude umět dát upřímnou zpětnou vazbu,

• bude mít komunikaci na vysoké úrovni,

• bude expertkou ve svém oboru,

• bude pracovat samostatně,

• bude vystupovat profesionálně při jednání s vašimi zákazníky,

• nebudete se bát jí svěřit své pracně vybudované podnikání.

Tak hledejte spíše zkušenou asistentku.

Někomu může více vyhovovat asistentka, která bude jen plnit vaše přidělené úkoly a nebude fungovat manažersky. To je také v pořádku. Není to o tom, co je a není správně. V tomto případě vybírejte mezi juniornějšími asistentkami.

Proč je někdy cena za virtuální asistentku vysoká?

Virtuální asistence je velmi široký pojem a v dnešní době zahrnuje kromě klasické administrativy spoustu dalších podoborů. Některé jsou velmi odborné a vyžadují hluboké znalosti tématu. Proto si za ně asistentky účtují na první pohled poměrně vysokou hodinovou sazbu. Proč na první pohled?

Zkušená asistentka je velmi efektivní, pracuje rychle, umí se doptávat, je proakivní a umí navrhovat různé možnosti řešení problémů. Některé asistentky si na sebe umí vydělat třeba tím, že zprostředkují slevu v e-shopu při větší objednávce zboží. Toto je často činnost, na kterou klient nemá čas, tak ji nedělá. Tady mluvím z vlastní zkušenosti.

Efektivní asistentky pracují kratší čas a zároveň stačí mnohdy kratší čas i na vysvětlení zadání úkolu. Klient má pak klidnější mysl, protože si je jistý, že asistentka vše pochopila a pracuje na přidělené práci samostatně.

Jaká je tedy obvyklá sazba za práci virtuální asistentky?

• Juniorní asistentky: 300-450 Kč

• Administrativní práce: 450-700 Kč

• Osobní asistence: 500-900 Kč

• Technikálie: 600-1.200 Kč

• Online konzultace: 700-1.500 Kč

Proč primárně nevybírat asistentku podle ceny?

Nevolte podle nejlevnější varianty, ale hledejte k sobě člověka, se kterým si budete blízcí názorově, povahově, ale také stylem spolupráce. Jedině pak bude spolupráce fungovat stabilně a na obou stranách se budete moci spolehnout na toho druhého.

Tip pro vás: v katalogu Najdi asistentku si můžete zjednodušit výběr asistentky pomocí filtrů hodinové sazby.

Spolupráce s virtuální asistentkou není jen o odlehčení práce, ale také přináší svobodu a prostor pro inovace a růst vašeho podnikání.

V dnešním rychle se měnícím světě administrativy a podnikání se objevuje stále více možností, jak efektivně spravovat podnikatelské záležitosti. Jednou z těchto možností je virtuální asistentka, a i když se může zdát, že tato profese je stále novinkou, nabízí mnoho výhod pro podnikatele a profesionály různých odvětví.

Co dělá virtuální asistentka?

Virtuální asistentka je profesionálka, která poskytuje širokou škálu nejen administrativních služeb na dálku. Pracuje často ze svého domova a komunikuje s klienty prostřednictvím internetu, telefonu a emailu. 

Konkrétních činností, které virtuální a osobní asistentky zastávají jsou, dalo by se říct, desítky.

Z hlavních činností, které se dají na asistentku delegovat jsou:

• Administrativní úkoly (papírování, schůzky, kalendář, e-maily, telefonáty, objednávky…)

• Účetnictví (správa faktur, zadávání účtenek k DPH do fakturačního systému…)

• Práce s texty

• Správa sociálních sítí

• Kreativa (videa, grafické práce…)

• Organizace (služební cesty, eventy…)

• Odborné zaměření (technikálie, weby, emailing, marketing, překlady, reklamy…)

• Osobní a rodinná asistence (pomůže v soukromé rovině a klidně i více členům rodiny). Co delegovat v soukromém životě najdete v tomto blogovém článku.

Proč využívat virtuální asistentku?

• Úspora času: VA vám umožní soustředit se na klíčové aspekty vašeho podnikání tím, že na sebe převezme nejen administrativní zátěž.

• Flexibilita: Můžete spolupracovat s virtuální asistentkou podle potřeby, ať už jde o krátkodobý projekt nebo dlouhodobou spolupráci.

• Nízké náklady: Náklady na virtuální asistentku jsou často nižší než zaměstnání stálého pracovníka, protože nemusíte platit odvody, vybavení, kancelářský prostor a nějakou výši úvazku - platíte jen skutečně odpracované hodiny. 

• Rozvoj podnikání: Díky spolupráci s VA máte více času se zaměřit na růst vašeho podnikání.

• Snížení stresu: Spousta věcí se bude dít "sama na pozadí" díky samostatnosti asistentky a vy na ně budete moct přestat myslet.

Představte si partnera, který vám přináší nejen úspěch, ale i svobodu a klid.

Virtuální asistentka není jen pracovnicí - je to váš spolehlivý společník v podnikání. Společně s ní můžete dosáhnout nejen lepších výsledků, ale také si užít cestu k nim. Je to jako mít vedle sebe někoho, kdo vám neustále dává sílu, abyste se mohli věnovat tomu, co milujete a co vás naplňuje.

Už žádné přemýšlení, jak zvládnout všechny ty nekonečné administrativní úkoly.

Myslete na to, jaké by to bylo, kdybyste měli vedle sebe virtuální asistentku, která vám uvolní ruce a mysl. Představte si tu svobodu a prostor pro tvoření, inovace a růst vašeho podnikání. S virtuální asistentkou se vám otevírají nové možnosti - je to klíč k rozkvětu vašeho byznysu.

V odkazu naleznete tipy na konkrétní činnosti, které se dají delegovat.

Tak nečekejte a vyberte si v katalogu virtuálních asistentek posilu do vašeho podnikání.

Věnovat se práci virtuální asistentky přináší řadu výzev, ale také mnoho příležitostí. Jednou z těchto příležitostí může být spolupráce s klienty, kteří jsou zároveň našimi přáteli nebo rodinnými příslušníky. Tato vztahová dynamika může být obohacující, ale zároveň i psychicky náročná. Dnes se podělím o své několikaleté zkušenosti ze spoluprací s blízkými kamarády.

1. Výhody spolupráce s blízkými

Spolupráce s přáteli a rodinou může být velmi pozitivní. S těmito lidmi máte zavedený vztah, který je založený na důvěře a vzájemném porozumění. To může usnadnit komunikaci a spolupráci, protože navzájem znáte svoje potřeby, preference a pracovní styl.

2. Komunikace a hranice

Nicméně, klíčem k úspěšné spolupráci s blízkými je stanovení jasných hranic. Je důležité oddělit pracovní a osobní rovinu, abyste zabránili konfliktům a narušení vztahů. Komunikace je klíčem. Mluvte o očekávání, termínech a zodpovědnosti, a to jak v pracovní, tak i osobní rovině.

3. Důvěra a profesionalita

Spolupracovat s přáteli neznamená, že můžete relaxovat, pokud jde o profesionalitu. Stále musíte dodržovat termíny a poskytovat kvalitní služby. Důvěra, kterou máte s blízkými, by neměla být zneužívána.

4. Výzvy spolupráce s blízkými

Při práci s blízkými mohou vzniknout výzvy. Například, může být těžké oddělit pracovní stres od osobního života, a konflikty v práci mohou se přenést do vztahu a naopak. Je důležité tyto věci zvládnout s citem a empatií. Tady se opět vracím k bodu otevřené komunikace. Nebojte se sdílet své pocity a obavy.

5. Seberozvoj a učení se ze zkušeností

Spolupráce s přáteli a rodinou může být pro vás skvělou příležitostí k seberozvoji. Naučíte se lépe komunikovat, řešit konflikty a nastavovat zdravé hranice. Zkušenosti z této spolupráce mohou být cenným přínosem pro váš osobní i profesionální růst.

Pokud si dáte pozor na výše zmíněné nástrahy, klidně se do spolupráce s blízkými pusťte. Ale dobře si promyslete, jak bude probíhat případné rozvázání pracovního vztahu. Může se stát, že to bude emotivní, zraňující a může to poškodit i váš přátelský vztah. A to i přesto, že se vám doposud dařilo všechny nástrahy společně překonat (opět vlastní zkušenost) :-).

Nemusíte být podnikatelé, abyste mohli delegovat na asistentku. Můžete si odlehčit i od toho, co nestíháte doma, nebo vás to nebaví dělat. :) Delegujte klidně jako jednotlivci, nebo rovnou celé rodiny!

Mezi virtuální asistentky se řadí i osobní asistentky, které jsou k ruce svým klientům i v soukromých životech. A nejen jim. Já osobně jsem asistovala třeba sourozencům, nebo rodičům klienta. 

Sepsala jsem 50 činností ze soukromého života, se kterými vám může vaše asistentka pomoci. Záměrně jsou zahrnuty i činnosti, které vyžadují fyzickou přítomnost u klienta (některé asistentky tyto služby nabízí). 

Plánování a organizace:

1. organizace oslavy,

2. výběr dárků pro celou rodinu,

3. rešerše míst na dovolenou/zájezdů,

4. organizace výletů v rámci dovolené nebo prázdnin,

5. rezervace dovolené – komunikace s CK,

6. tvorba fotoknihy z dovolené,

7. pomoc se stěhováním,

8. komunikace s realitní kanceláří,

9. zajištění rozlučky se svobodou,

10. pomoc s organizací svatby,

11. sestřihání fotek do videa,

12. organizace fotoalb,

13. návrh grafiky např. na pozvánky,

14. kontrola a aktualizace rodinného kalendáře,

15. objednání ke kadeřníkovi, na manikúru a pedikúru,

16. hlídání termínů plateb a lékařů.

Nákupy a domácnost:

17. vyřízení oprav, havarijních situací,

18. objednání k lékaři/do servisu s autem/STK…,

19. vyhledání nových pneu na auto,

20. vyřízení parkovacího oprávnění,

21. nákup dálniční známky,

22. rešerše řemeslníků,

23. prodej věcí – vyvěšení inzerátů a komunikace se zájemci,

24. vyzvednutí balíku, prodloužení úložní doby,

25. nákup jízdenek, rezervace místenek,

26. výběr a nákup / objednání oblečení a bot,

27. zabavení tchyně :-),

28. vyřízení předplatného časopisu,

29. výběr restaurace,

30. objednání květin,

31. rezervace divadla/kina/restaurace,

32. naklikání nákupu na Rohlíku/Košíku,

33. pomoc v době nemoci,

34. odvoz autem,

35. vyzvednutí něčeho,

36. nákup/objednání dárků,

37. balení dárků.

Administrativa:

38. úklid soukromého e-mailu,

39. správa datové schránky,

40. sledování plateb a včasné placení účtů,

41. dohled nad platností pojistek,

42. sepsání formálního dopisu,

43. pomoc s vytvořením životopisu,

44. rezervace termínu na úřadech,

45. vyplnění přihlášek, žádostí, víz.

Dětská péče:

46. rešerše kroužků pro děti,

47. rešerše táborů a příměstských táborů,

48. vyhledání chůvy / paní na úklid / hospodyně,

49. a komunikace s nimi,

50. vyzvednutí dětí...

Delegování v soukromém životě není v České republice ve střední třídě úplně běžné, ale věřím, že jsme s rozvojem VA na dobré cestě. 

Výhody:

1. Čas pro sebe a rodinu: 

Asi nemusím zdůrazňovat, jak je čas dnes vzácným zdrojem. Mít osobní asistentku znamená, že si můžete užít více kvalitního času s rodinou, přáteli nebo prostě sami se sebou. Můžete se věnovat svým zájmům a koníčkům, aniž byste se museli trápit domácími úkoly, nebo organizací týdne.

2. Redukce stresu: 

Zodpovědnost za organizaci a řešení různých záležitostí v soukromém životě může být velmi stresující. S osobní asistentkou na vaší straně můžete snížit stres spojený s těmito záležitostmi.

3. Odborná pomoc: 

Některé úkoly, jako je finanční správa nebo zdravotní péče, vyžadují odborné znalosti. Vaše osobní asistentka může být oporou při hledání informací a řešení komplexních záležitostí.

4. Flexibilita: 

Asistentka může být vaší pravou rukou ve chvílích, kdy potřebujete rychlou reakci na nepředvídané situace. Je flexibilní a připravena vám pomoci podle potřeby.

5. Zlepšení kvality života:

Mít někoho, kdo se stará o různé aspekty vašeho soukromého života, může výrazně zlepšit vaši celkovou kvalitu života.

Osobní asistence může být klíčovým prvkem pro dosažení vyváženého a šťastného života. Uvolňuje váš čas, snižuje stres a umožňuje vám věnovat se tomu, co je pro vás opravdu důležité.

V katalogu si můžete osobní asistenci vyfiltrovat a získat tak pomoc během pár kliknutí myší.

>>> https://najdiasistentku.cz/katalog