Když klient nezaplatí fakturu

Klient nezaplatil fakturu. Co může virtuální asistentka dělat? A jak se můžete pro příště chránit?

Nezaplacená faktura je situace, se kterou se dříve nebo později setká téměř každá virtuální asistentka. Často jde o nepříjemnou situaci – zvlášť pokud jste práci odevzdaly, klient byl spokojený, ale platba stále nepřichází. 

Dobrou zprávou ale je, že existují kroky, které vám mohou pomoct peníze získat. 

Podívejme se na to krok za krokem.

Nejprve vše zkontrolujte 

Dříve než začnete klienta urgovat, a připomínat se, vyplatí se ověřit několik základních bodů:

• je faktura vystavena správně (správné IČ, název firmy, částka, číslo účtu),

• je na faktuře uvedena splatnost a tato skutečně uplynula,

• faktura byla klientovi skutečně doručena (např. nezůstala zapomenuta v neodeslaných konceptech).

Pošlete zdvořilou připomínku

Může se stát, že klient fakturu jednoduše přehlédl nebo zapadla v účetnictví. Pokud je faktura po splatnosti, začněte jednoduchou a přátelskou připomínkou. Bude stačit krátký e-mail nebo SMS. V praxi mnoho plateb dorazí právě po první urgenci.

Druhá urgence – stanovte nový termín

Pokud klient na první připomínku nereaguje, je vhodné poslat druhou výzvu. Ta už může být o něco konkrétnější a obsahovat nový termín úhrady.

Předžalobní výzva

Pokud klient nereaguje ani poté, přichází na řadu formálnější krok – předžalobní výzva k zaplacení.

V rámci předžalobní výzvy by mělo být uvedeno alespoň:

• shrnutí, jaký dluh klient má,

• stanovení poslední lhůty k zaplacení (obvykle 7–14 dní),

• upozornění, že pokud nebude dluh uhrazen, budete jej vymáhat právní cestou.

Tento krok má velký praktický význam – mnoho dlužníků zaplatí právě ve chvíli, kdy zjistí, že věc může skončit u soudu a umožní pak požadovat náklady.

Soudní vymáhání

Pokud ani předžalobní výzva nepomůže, je možné pohledávku z nezaplacené faktury vymáhat soudně. Vyjma pohledávky je možné požadovat i zaplacení úroků z prodlení, a to i když nebyl sjednán ve smlouvě s klientem. Výše zákonného úroku z prodlení se odvíjí od repo sazby stanovené Českou národní bankou.

Pokud s klientem nemáte uzavřenou smlouvu, neznamená to automaticky, že nemáte nárok na zaplacení odměny a nebude ho tak možné soudně vymáhat. Bude však zpravidla potřeba prokázat, na základě čeho bylo plnění poskytnuto a jaká byla dohodnutá (či obvyklá) výše odměny.

Nejčastěji se podává návrh na vydání elektronického, resp. platebního rozkazu nebo žalobu. Zatímco u standardního civilního sporného soudního řízení je nejnižší soudní poplatek 1 000 Kč, u návrhu na vydání elektronického platebního rozkazu při žalované částce do 10 000 Kč činí soudní poplatek 400 Kč a při žalované částce do 20 000 Kč pak 800 Kč.

Pokud soud návrhu vyhoví a dlužník se nebrání, vznikne vykonatelné rozhodnutí, na jehož základě lze dluh vymáhat například prostřednictvím exekutora. V případě úspěchu ve věci má žalobce zpravidla právo i na náhradu nákladů řízení, jejichž součástí je i zaplacený soudní poplatek. Ten mu tak bude nahrazen dlužníkem na základě rozhodnutí soudu, a to spolu s dalšími účelně vynaloženými náklady, typicky náklady na právní zastoupení.

V praxi ale k této fázi většinou vůbec nedojde – velká část případů se vyřeší už během předchozích kroků.

Jak problémům předcházet

Nejlepší obrana je prevence, je proto vhodné:

• mít písemnou smlouvu nebo potvrzenou objednávku,

• stanovit krátkou splatnost faktur (např. 7–14 dní),

• u nových klientů pracovat na zálohu,

• mít jasně nastavené podmínky spolupráce.

Tím výrazně snížíte riziko, že se do podobné situace vůbec dostanete.

Pokud se vám nepodaří dlužnou částku získat ani po urgencích nebo si nejste jisté, jak postupovat správně, je vhodné obrátit se na advokáta. Ten vám může pomoci s přípravou předžalobní výzvy nebo se samotným vymáháním pohledávky. Pokud řešíte nezaplacenou fakturu nebo potřebujete nastavit smlouvy s klienty, můžete se obrátit na advokátku:

Magdalenu Švehlovou, a to skrz e-mail: mgdln.svehlova@gmail.com nebo telefonicky na čísle +420 774 150 425.