<p style="text-align: left">Chcete delegovat, ale bojíte se ztráty kontroly? Naučte se, jak správně nastavit spolupráci s VA, zbavit se rutinních úkolů a získat zpět čas.</p>
Jak na tom jste? Ještě stíháte, nebo už funíte s vypětím všech sil?
Pravděpodobně to znáte. Jde vám hlava kolem, nevíte, co dřív, stresujete a cítíte úzkosti. Mrzí mě to. Ale nebojte, pomůžu vám. :)
Pokud čtete tento článek na webu Najdi asistentku, tak jste už udělali první krok. Krok k tomu, že zvažujete externí asistentku. Nebo si teprve oťukáváte možnosti. A to děláte skvěle.
Možná nevíte, kde začít. Možná se bojíte ztráty kontroly nad podnikáním, nebo nevíte co a jak delegovat.
V článku vám ukážu konkrétní kroky, jak delegování nastavit tak, aby fungovalo efektivně a bez stresu.
Proč je delegování tak těžké?
🔥 Nikdo to neudělá tak dobře jako vy.
🔥 Bojíte se předat kontrolu.
🔥 Bojíte se, že bude VA napáchá ve vašem podnikání nějakou pohromu.
🔥 Do teď jste to dělali sami a je těžké někomu odkrýt zákulisí podnikání.
🔥 Máte pochybnosti.
Povím vám moji oblíbenou větu. Nejste v tom sami. Spousta z nás (ano, i já, když jsem začínala delegovat) s tím válčila. Hodně věcí si musíte srovnat vy sami v hlavě. S hodně věcmi vám pomůže šikovná asistentka. Vy nemusíte vědět všechno.
5 kroků k efektivnímu delegování na VA
1. Vyjasněte si, co chcete předat
📎 Sepište si seznam úkolů, které vás nebaví, nechcete je dělat, nestíháte je dělat, není efektivní, abyste se jimi zabývali, opakují se.
📎 Napište si úplně všechno. Klidně si to zvědomujete od rána, kdy začínáte pracovat a třiďte si úkoly.
📎 Úkoly můžete roztřídit jak na pracovní, tak na soukromé, které udělá osobní asistentka. Může začít delegovat celá rodina na jednu asistentku.
💡 Ale fakt si to pište někam na papír, nebo klidně do správce úkolů. V hlavě všechno neudržíte a je důležité si to zhmotnit před oči.
Tady máte tahák na 65 úkolů, které můžete předat asistentce.
2. Vyberte správnou VA podle kompetencí
📎 Teď, když víte, jaké druhy činností chcete delegovat, poohlédněte se po asistentce, která se na tuto činnost zaměřuje.
💡 S čím potřebujete pomoct?
administrativa,
faktury a účtenky,
sociální sítě,
texty/videa,
HR,
online kampaně,
zákaznická péče,
vytřídění a promázání e-mailů,
objednávky,
organizace a plánování,
věci kolem domu a auta,
vymyslet aktivity na dovolenou,
navolání zákazníků?
📎 Kdy chcete, aby byla asistentka na příjmu? Dopoledne, nebo spíš večery a víkendy?
📎 Jaký máte na asistentku budget a odhad počtu hodin, které by pro vás měla pracovat?
📎 Jak formální ta spolupráce bude? Chcete si vykat, tykat, chcete parťačku, kamarádku, nebo čistě profi vztah?
3. Nastavte si hranice a očekávání
📎 Chcete s asistentkou probírat i osobní život?
📎 Potřebujete, aby jen plnila vaše úkoly a sama nebyla aktivní, nebo oceníte někoho, kdo vám dá upřímnou zpětnou vazbu, vymyslí si úkoly a bude myslet o krok dál?
💡 Nastavení hranic spolupráce by mělo vzejít od vás, ale mělo by to být pro obě strany příjemné. VA není váš zaměstnanec, ale parťačka, která je vedle vás. Není podřízená.
4. Vytvořte jednoduchý systém komunikace a zadávání úkolů
📎 Vytvořte si systém, kam budete mít přístup oba (pokud ho ještě nemáte). Doporučuji např. Notion, Trello, Asanu, Freelo. Pokud máte projekty, s podobnými aplikacemi neotálejte.
💡 Dejte pozor na zahlcení různými komunikačními kanály. Vždy doporučuji maximálně dva. Jeden pro delší formát, kam se dají nahrát přílohy a delší texty a druhý na okamžitou komunikaci (WA, telefonní hovor).
🚀 Extra tip > pokud se sblížíte, pro soukromou konverzaci si vytvořte úplně samostatné „nepracovní" vlákno, ať se vám to neplete a na první pohled vidíte, čeho se konverzace týká.
5. Buďte trpěliví – delegování je proces
📎 První měsíc je vždy adaptace.
💡 Začněte s malými úkoly. Úplně pomalu. Seznamte asistentku s tím, co děláte, jaký je váš běžný pracovní rytmus. Kde vám utíká čas a peníze. Nehrňte na ni desítky úkolů najednou. Ona bude zahlcená a vy budete mít problém s kontrolou.
Nejčastější chyby při delegování
⛔️ Nepřipravenost (nevíte, co předat). Hrozí, že spolupráce se brzy zasekne, budete frustrovaní z nefunkčnosti, asistentka vám bude blokovat kapacitu a vy budete stále zahlcení.
⛔️ Přetížení VA (zadání všeho najednou).
⛔️ Nedostatečná zpětná vazba (oboustranná!). Nenechte nic vyhnít. Klidně si vyčleňte konkrétní den v týdnu jen pro zpětnou vazbu.
⛔️ Nestanovení rámce spolupráce a budgetu. Mohli byste se na konci měsíce nemile divit.
⛔️ Nedodržování nastavených hranic. Nepište asistentce v noci, když si to nepřeje. Nechte ji odpočívat.
Jak poznáte, že spolupráce funguje
✅ Pravidelné plnění úkolů
✅ Zlepšení vašeho přetížení.
✅ Větší spokojenost a méně stresu.
✅ Prohlubující se vztah s asistentkou, která je také spokojená.
✅ Uvědomění, že se některé činnnosti „dějí samy" a že to už nemusíte hlídat.
Pro koho je spolupráce s VA ideální?
OSVČ/freelanceři,
majitelé malých firem,
e-shopy,
poradenské a kreativní agentury,
terapeuti a lektoři,
malé kamenné obchody,
architekti, stavaři, řemeslníci,
rodiny a soukromé osoby...
Jdete do toho a delegujete aspoň jeden malý úkol, který vás tíží?
💡 Nemusíte vydělávat velké peníze, byste mohli delegovat. Najděte si jednu věc, která vás pálí a tu předejte.
💡 Dejte si čas na nastavení hranic, očekávání a rámce spolupráce. Pak si za to poděkujete.
💡 Vyberte si místo, kam budete psát úkoly, které je třeba vyřešit. Označte si ty, které by šlo delegovat.
💡 Nechte asistentku, ať vám sama navrhne činnosti, kde by mohla pomoci.
Pokud chcete delegování konečně nastavit správně, napište mi. Ráda vám pomohu vybrat VA a celý proces spolupráce nastavit od A do Z.
Komplexní průvodce nastavením spolupráce s VA
Stáhněte si moji myšlenkovou mapu, kde vás provedu celým procesem 👇🏻👇🏻👇🏻
https://najdiasistentku.cz/zdarma/jak-na-fungujici-spolupraci-s-virtualni-asistentkou
